Kiểm toán chu trình bán háng

thông tin về chu trình nói riêng thì kiểm toan viên không thể không xem xét
những đặc điểm của chu trình và ảnh hởng của nó tới phơng pháp kiểm toán.
2. Chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền.
Để thực hiện tốt chu trình bán hàng - thu tiền , trong doanh nghiệp có các bộ
phận chức năng khác nhau thực hiện các công việc khác nhau. Quá trình đợc bắt
đầu từ việc phát sinh nhu cầu mua hàng từ giá khách hàng đến khâu tiếp theo nh
việc phê chuẩn các phơng thức bán hàng , cách thức thanh toán và việc tiêu thụ
hàng hoá sản phẩm. Thông thờng chu trình bán hàng - thu tiền thực hiện các chức
năng cơ bản sau:
Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: khi nhận đợc đơn đặt hàng của khách
hàng gửi đến thì doanh nghiệp phải thực xem xét có nhất trí việc cung cấp hàng
hoá, dịch vụ cho khách hàng không. Việc chấp nhận hay không là tuỳ thuộc vào
nhu cầu hàng hoá của khách hàng và khả năng cung cấp của doanh nghiệp và các
yếu tố khác nh giá cả, phơng thức thanh toán.
Xét duyệt bán chịu : Đối với phơng thức bán chịu cho khách, hàng sẽ đợc
chuyển đi sau khi có sự phê chuẩn của ngời có thẩm quyền trong doanh nghiệp .
Việc phê chuẩn phơng thức bán chịu đợc thực hiện tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp
quản lý tốt các khoản nợ phải thu.
Chuyển giao hàng : Khi hàng hoá đợc chuyển đi thì chứng từ vận chuyển sẽ
đợc lập, đấy là điều cần thiết cho việc tính tiền đúng số hàng chuyển giao.
Gửi hoá đơn cho khách hàng và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Hoá đơn phải
đợc lập ngay sau khi giao hàng, hoá đơn là phơng thức chỉ rõ cho khách hàng số
tiền và thời hạn thanh toán đồng thời là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo
dõi các khoản phải thu.
Xử lý và ghi số các khoản thu tiền : Sau khi thực hiện các chức năng về bán
hàng cùng ghi sổ kế toán các khoản này cần phải thực hiện các chức năng thu tiền
cả trong điều kiện bình thờng và không bình thờng. Trong mọi trờng hợp đều cần
xử lý và ghi sổ các khoản thông thờng về thu tiền bán hàng.
Xử lý và ghi sổ các khoản hàng bán bị trả lại và bớt giá : Tất cả các khoản
này phải trả đợc phê chuẩn đúng đắn bởi những ngời có trách nhiệm và phải đợc
ghi số kế toán một cachs chính xác và nhanh chóng.
Dự phòng nợ khó đòi và xoá sổ các khoản phải thu không thu hồi đợc: Tr-
ớc khi khoá sổ các tài khoản và chuẩn bị lập BCTC phải tiến hành đánh giá phí
tồn kho cho các khoản phải thu không có khả năng thu hồi đợc qua đó tiến hành
lập dự phòng cho các khoản đó. Còn những khoản không thể thu hồi đợc thì phải
xoá sổ kế toán cho các khoản này.
3. Tổ chức kế toán bán hàng - thu tiền
Bán hàng - thu tiền là một giai đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Là
giai đoạn thứ hai sau quá trình mua hàng và thanh toán đối với doanh nghiệp th-
ơng mại và là giai đoạn tiếp theo giai đoạn sản xuất đối vơi các doanh nghiệp sản
xuất. Do vậy, cũng giống nh các giai đoạn khác, tổ chức kế toán bán hàng - thu
tiền gồm các nội dung sau :
(1) Tổ chức chứng từ kế toán : Đó là quá trình thiết kế khối lợng chứng từ và
quy trình hạch toán trên chứng từ theo chỉ tiêu hạch tán và đơn vị hạch toán cơ sở.
Tổ chức chứng từ kế toán cho chu trình bán hàng - thu tiền đợc chia làm hai trờng
hợp :
Trờng hợp 1 : Hàng hoá bán ra là sản phẩm vật chất
Nhu cầu
bán hàng
Lưu trữ
Bộ phận
cung ứng
Thủ trưởng,
KTT
Bộ phận
quản lý
hàng
Kế toán
thanh toán
Lập chứng
từ bán
hàng
Ký duyệt
hoá đơn
Giao nhận
hàng
Ghi sổ và
theo dõi
thanh toán
* Trờng hợp 2 : Hàng hoá bán ra là sản phẩm phi vật chất
(2) Các tài khoản sử dụng
Bộ tài khoản đó bao gồm các tài khoản sau :
TK511 : Doanh thu bán hàng
TK512 : Doanh thu bán hàng nội bộ
TK531 : Hàng bán bị trả lại
TK532 : Giảm giá hàng bán
TK131 : Phải thu khách hàng
TK3387 : Doanh thu nhận trớc
TK139 : Dự phòng phải thu khó đòi
TK641 : Chi phí bán hàng
TK642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK3331 : Thuế VAT đầu ra
TK111 : Tiền mặt tại quỹ
TK112 : Tiền gửi ngân hàng
TK004 : Nợ khó đòi đã xử lý
(3) Hệ thống sổ sách sử dụng
Trong trờng hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chung thì hệ
thống sổ sách gồm có
- Sổ nhật ký chung
Nhu cầu
giao hàng
Lưu trữ
Bộ phận
kinh
doanh
KTT
Thủ
quỹ
Bộ phận
cung
cấp
Lập
hoạt
động
C
2
d vụ
Ký
duyệt
hoá đơn
Thu
tiền
Cung
cấp
dịch vụ
Kế toán
bán
hàng
Ghi sổ
doanh
thu
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ các khoản phải thu
- Sổ chi tiết khách hàng nợ
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng
(4) Quy trình hạch toán kế toán chu trình bán hàng -thu tiền
TK333 TK511,512 TK111,112,131
Thuế XK, tiêu thụ Doanh thu áp dụng phơng pháp
tính thuế VAT trực tiếp
(tổng giá thanh toán)
Đvị áp dụng pp
VAT khấu trừ
TK3331
VAT đầu ra
TK531,532
TK3387
Dthu hàng bán Cuối kỳ K/c Doanh thu Doanh thu ghi
bị trả lại DT Dthu hàng bán Kỳ này nhận trớc
giảm giá bị trả lại hoặc
giảm giá phát sinh
trong kỳ
TK131,136 TK642
Doanh thu cha Xoá nợ phải thu
TK911 thu tiền khó đòi
Cuối kỳ K/c TK004
doanh thu thuần
đồng thời ghi
TK139
Trình lập dự phòng Hoàn nhập
Phải thu khó đòi Dự phòng
phải thu
khó đòi
Khi hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán phát sinh
Dthu
bán
hàng
phát
sinh
4. Hệ thống kiểm toán nội bộ với chu trình bán hàng - Thu tiền
Trong mỗi doanh nghiệp, hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ là khác
nhau, tuỳ thuộc vào đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp đó. Với mục đích
chung của các doanh nghiệp khi tổ chức, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
nhằm để phục vụ cho công tác kiểm toán kiểm soát và qua đó có thể cung cấp
những nguồn thông tin nhanh chóng và đáng tin cậy, giúp cho các nhà quản lý có
thể chỉ đạo tốt hoạt động của đơn vị mình đem lại thành công trong công việc.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách, các thủ tục kiểm soát
do đơn vị lập nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đề ra của đơn vị.
- Bảo vệ tài sản của đơn vị
- Bảo đảm độ tin cậy các thông tin
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
- Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý
Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò rất quan trọng đối với các hoạt động
của Công ty. Cũng nh vậy đối với chu trình bán hàng và thu tiền, hệ thống kiểm
soát nội bộ giúp cho việc đềiu hành giám sát và hoàn thiện các hoạt động của chu
trình.
Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 4 yếu tố cấu thành chính :
- Môi trờng kiểm soát
- Hệ thống kế toán
- Các thủ tục kiểm soát
- Kiểm toán nội bộ
Chính vì vậy, việc xây dựng và điều hành tốt hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ
giúp cho nhà lãnh đạo thành công trong việc điều hành các hoạt động của đơn vị
mình.
II. Kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán báo
cáo tài chính
1.Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền :
Trong việc thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền của kiểm toán
báo cáo tai chính phải xác định rõ phạm vi công việc và mục tiêu của cuộc kiểm
toán. Với chu trình bán hàng - thu tiền cũng vậy, phải xác định rõ mục tiêu và
phạm vi công việc để làm cơ sở cho việc thu thập bằng chứng kiểm toán để làm
cơ sở đa ra ý kiến của mình về báo cáo tài chính của đơn vị đợc kiểm toán theo
chuẩn mực kiểm toán số 200 thì mục tiêu kiểm toán báo cáo tài chính là giúp
cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đa ra ý kiến xác nhận nhận rằng báo cáo
tài chính có đợc lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc đợc
chấp nhạan có tuân thủ pháp luật và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các
khía cạnh trọng yếu hay không ?
Các mục tiêu của kiểm toán có mối quan hệ với những xác nhận của ban
quản trị. Do đó, để thực hiện tốt cuộc kiểm toán cần phải hiểu đợc những xác
nhận đó.
Năm loại xác nhận của kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền gồm :
- Xác nhận về sự hiện hữu : Doanh thu trên báo cáo tài chính phản ánh quá
trình trao đổi về hàng hoá và dịch vụ thực tế đã xảy ra các khoản phải thu trong
bảng cân đối là có thực vào ngày lập các cân đối kế toán.
- Xác nhận về tính đầy đủ : Tất cả doanh thu về dịch vụ, hàng hoá, các
khoản thu và đã thu đều đợc ghi sổ và đa vào báo cáo tài chính.
- Xác nhận về quyền sở hữu : Hàng hoá và các khoản phải thu của doanh
nghiệp vào ngày lập bảng cân đối tài sản đều thuộc quyền sở hữu của doanh
nghiệp.
- Xác nhận về sự đánh giá và phân loại : Các khoản phải thu khoản doanh
thu đợc phân loại đúng bản chất và đợc tính đúng đắn.
- Xác nhận về sự trình bày : Doanh thu và các khoản phải thu đợc trình bày
trung thực và đúng đắn trên bảng cân đối tài sản hay trên báo cáo tài chính theo
đúng hệ thống kế toán của doanh nghiệp và theo các quy định kế toán hiện hành.
Bên cạnh các xác nhận của ban quản trị của doanh nghiệp thì các mục tiêu
chung và mục tiêu đặc thù của kiểm toán cần phải đợc xem xét.
Mục tiêu chung gồm:
- Mục tiêu hợp lý chung : Mục tiêu này giúp kiểm toán viên đánh giá số liệu
trên các số d trên tài khoản phải thu khách hàng có hợp lý hay không xét theo
tất cả các thông tin mà kiểm toán viên có đợc về công việc kinh doanh khách
hàng.
- Các mục tiêu chung khác bao gồm :
+ Có căn cứ hợp lý : Số tiền ghi sổ và ghi trên báo cáo tài chính thực sự là số
tiền phát sinh trong quá trình xảy ra nghiệp vụ bán hàng và các nghiệp vụ có liên
quan.
+ Tính đầy đủ : Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều đợc ghi sổ
+ Quyền sở hữu : Số tiền hoặc tài sản đợc ghi thuộc quyền sở hữu của doanh
nghiệp tại ngày lập báo cáo tài chính.
+ Sự đánh giá : Tiền và tài sản của doanh nghiệp phải đợc đánh giá đúng đắn
phù hợp với giá trị hiện tại trên thị trờng và đợc ghi trên hoá đơn và trên sổ sách
chính xác hợp lý theo từng kỳ.
+ Sự phân loại : Số tiền đợc ghi trên sổ phải đợc phản ánh đúng đắn ghi
đúng nội dung tài khoản và các tài khoản phải đợc trình bày đúng đắn trên báo
cáo tài chính.
+ Ghi chép đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi chép đúng
thời gian phát sinh nghiệp vụ, tránh mọi hiện tợng báo cáo thừa hoặc thiếu.
Mục tiêu đặc thù của chu trình bán hàng -thu tiền bao gồm :
+ Có căn cứ hợp lý: Doanh thu tiền mặt và các khoản phải thu đều phải hiện
hữu vào ngày lập báo cáo tài chính.
- Tính đầy đủ : Các khoản doanh thu và các khoản phải thu hiện có đợc tính
và ghi vào tài khoản có liên quan.
+ Quyền sở hữu : Doanh nghiệp có quyền sở hữu đối với các khoản doanh
thu, thu nhập khác và các khoản phải thu phát sinh trong kỳ.
+ Sự đánh giá: Tính giữa đơn giá và số lợng hàng hoá phải đợc tính đúng và
số liệu trên các sổ chi tiết phải đợc cộng dồn chính xác.
+ Chính sách chiết khấu phù hợp : Doanh thu và các khoản phải thu thực tế
phát sinh phù hợp với các chính sách chiết khấu của đơn vị đề ra.
+ Sự phân loại : Doanh thu phải đợc phân loại đúng đắn thành các loại
doanh thu bán ra và doanh thu nội bộ, doanh thu hàng bán bị trả lại doanh thu
nhận trớc. Các khoản phải thu nội bộ và các khoản phải thu khác
+ Tính đúng kỳ : Doanh thu và các khoản phải thu đợc ghi chép đúng kỳ,
không có hiện tợng ghi giảm doanh thu và ghi tăng các khoản phải thu và ngợc
lại.
+ Trình bày và thể hiện : Doanh thu tiền mặt và các khoản phải thu đợc trình
bày chính xác và hợp lý trên các báo cáo tài chính theo đúng chế độ.
2. Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền trong kiểm toán
báo cáo tài chính
Sau khi kiểm toán viên đã hoàn thành việc xác định các mục tiêu kiểm toán
đặc thù cho chu trình bán hàng thu tiền, yếu tố cấu thành của báo cáo tài chính thì
kiểm toán viên bắt đầu các giai đoạn kiểm toán cụ thể. Do chu trình bán hàng -
thu tiền có những khoản mục là yếu tố cấu thành báo cáo tài chính nên khi tiến
hành kiểm toán cũng phải tuân thủ theo quy trình kiểm toán chung của một cuộc
kiểm toán để đảm bảo tính thống nhất.
Quy trình kiểm toán là một hệ thống phơng pháp rõ ràng của tổ chức một
cuộc kiểm toán nhằm giúp cho kiểm toán viên hoàn thành công việc của mình
theo đúng các mục tiêu đề ra.
Quy trình kiểm toán gồm 3 giai đoạn :

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế phơng pháp kiểm toán
(1) Lập kế hoạch kiểm toán : Kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền là một
chu trình của kiểm toán tài chính. Vì vậy, nhiệm vụ chung của kiểm toán chu
trình là triển khai các chức năng kiểm toán thông qua việc vận dụng các phơng
pháp kiểm toán thích hợp với đặc thù của phần hành này thông qua các bớc trong
quy trình kiểm toán. Để cso kế hoạch kiểm toán cụ thể cho một khách hàng nói
chung và kế hoạch kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng, kiểm toán
viên thờng thực hiện các bớc sau :
B ớc 1 : Chuẩn bị kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền:
Trong bớc này phải thực hiện các công việc sau:
- Thứ nhất, phải xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán. Mục tiêu và phạm
vi kiểm toán cần phải xác định cụ thể đối với từng mục kiểm toán . Mục tiêu
kiểm toán là cái đích cần đạt tới đồng thời là thớc đo kết quả kiểm toán cho mỗi
chu trình kiểm toán cụ thể. Mục tiêu chung phải gắn với mục tiêu riêng yêu cầu
của quản lý. Do vậy, mục tiêu của kiểm toán phải tuỳ thuộc vào quan hệ giữa chủ
thể và khách thể kiểm toán, tuỳ thuộc vào loại hình cụ thể. Phạm vi kiểm toán là
Giai đoạn 1
Lập kế hoạch thiết kế phơng pháp
kiểm toán của chu trình bán hàng
- thu tiền
Thực hiện kiểm toán chu trình
bán hàng - thu tiền
Giai đoạn 2
Giai đoạn 3
Hoàn tất công tác kiểm toán và
công bố báo cáo kiểm toán
sự giới hạn về không gian và thời gian của đối tợng kiểm toán, thờng đợc xác
định đồng thời với mục tiêu kiểm toán và là một hớng cụ thể xác định mục tiêu
này với một khách thể kiểm toán cần xác định rõ đối tợng cụ thể của kiểm toán :
Bảng cân đối tài sản hay toàn bộ các bảng khai tài chính
- Thứ hai, chỉ định ngời phụ trách công việc kiểm toán và chuẩn bị các điều
kiện vật chất cơ bản. Để thực hiện tốt và có hiệu quả cuộc kiểm toán báo cáo tài
chính thì lãnh đạo công ty kiểm toán cần bố trí đội ngũ nhân viên có trình độ
nghề nghiệp tuỳ thuộc vào nhu cầu của cuộc kiểm toán, hay tuỳ thuộc vào đặc
điểm của cuộc kiểm toán đó.
- Thứ ba, lập hợp đồng kiểm toán. Sau khi thực hiện xong các bớc công việc
trên thì Công ty kiểm toán và khách hàng sẽ lập hợp đồng kiểm toán. Hợp đồng
kiểm toán là tài liệu nêu rõ trách nhiệm của Công ty kiểm toán, trách nhiệm của
Công ty khách hàng, thời gian tiến hành cuộc kiểm toán , giá phí kiểm toán hay
phạm vi cuộc kiểm toán.
- Thứ t, thu thập những thông tin phục vụ cho việc kiểm toán: Để thực hiện
tốt công việc kiểm toán nói chung và kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền nói
riêng thì kiểm toán viên cần phải có những hiểu biết về công việc kinh doanh của
khách hàng và kiến thức về lĩnh vực kinh doanh của Công ty khách hàng. Khi tiến
hành kiểm toán có rất nhiều cách khác nhau để thu thập thông tin cơ sở. Thông
thờng thông tin cơ sở đợc thu thập dới các hình thức sau :
Qua tìm hiểu về doanh nghiệp: kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu về
doanh nghiệp để thu thập những thông tin về cơ cấu tổ chức, loại hình
kinh doanh hat phơng pháp kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.
Qua tham quan nhà xởng: Tất cả những thông tin thu thập đợc qua tìm
hiểu doanh nghiệp chủ yếu trên giấy tờ, tài liệu ở văn phòng của Công
ty. Do đó, tham quan nhà xởng sẽ giúp cho kiểm toán viên có cách
nhìn thực tế hơn về các phơng tiện vật chất, giúp cho việc hiểu biết đ-
ợc công tác bảo vệ tài sản và giúp cho việc thuyết minh số liệu kế toán
bằng cách đa ra một khung tham gia qua đó hình dung ra những tài

Xem chi tiết: Kiểm toán chu trình bán háng