Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Chơng i.
Giới thiệu về công ty tnhh ống thép
hòa phát và đề tài nghiên cứu
i.Giới thiệu về công ty tnhh ống thép hòa phát
Công ty TNHH ống thép Hòa Phát là một thành viên của Công ty Hoà Phát,
bao gồm ống thép Hòa Phát, nội thất Hòa Phát, máy xây dựng Hòa Phát Ngành
nghề kinh doanh của Công ty ống thép Hòa Phát là sản xuất các loại sản phẩm
thép ống. Văn phòng công ty đặt tại số 18 Hàng Chuối, các xởng sản xuất và các
kho đặt tại huyện Gia Lâm
Phòng Kế toán Tài chính
Phòng có chức năng kiểm tra và hạch toán, xác định tình trạng tài chính
hiện tại của Công ty và theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hạch toán chi tiết chi phí mua sắm, xác định kết quả sản xuất kinh doanh,
thanh toán với ngời mua, đồng thời theo dõi các nguồn hình thành tài sản.
Giải quyết các vấn đề về tiền lơng, tiền thởng, y tế và bảo hiểm xã hội của
cán bộ công nhân viên trong Công ty
Lập các báo cáo đầy đủ và kịp thời cho ban giám đốc
Phòng Kỹ thuật
Quản lý kỹ thuật và phát triển kỹ thuật sản phẩm từ các khâu thiết kế, công
nghệ đến việc khảo sát nắm bắt các thông tin kỹ thuật mới nhằm mở rộng phơng
hớng phát triển về mặt kỹ thuật sản phẩm. Nhiệm vụ chính của phòng kỹ thuật:
Quản lý về mặt kỹ thuật đối với tất cả các sản phẩm
Thiết kế và tổ chức chỉ đạo kỹ thuật việc chế tạo các sản phẩm mới, cải tiến
các sản phẩm hiện
Nghiên cứu các công nghệ mới.
Xây dựng các chỉ tiêu thông số kỹ thuật cho các sản phẩm và hớng dẫn thực
hiện.
Phụ trách công tác tiêu chuẩn hoá, công tác bảo quản các tài liệu kỹ thuật
và công tác cung cấp các bản vẽ thiết kế cho sản xuất.
Thẩm định, kiểm tra các thông số kỹ thuật của sản phẩm.
Trang - 5 -
Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Định kỳ tập hợp báo cáo với Giám đốc về tình hình thực hiện kế hoạch sản
xuất hàng tháng.
Giao kế hoạch sản xuất cho các phân xởng.
Phòng Hành chính
Tổ chức quản lý công tác văn th, tiếp đón khách, tổ chức các cuộc họp.
Nhiệm vụ chính của phòng hành chính :
Tiếp khách cho Giám đốc
Đóng dấu, tiếp nhận công văn th báo, bảo mật văn bản.
Phân loại công văn trình Giám đốc, trực điện thoại, phục vụ hội họp.
ii.giới thiệu đề tài nghiên cứu
1.Khái quát đề tài
Đề tài là Xây dựng phân hệ kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá
thành sản xuất tại Công ty TNHH ống thép Hòa Phát. Những nội dung chính bao
gồm:
Phân tích chi tiết hệ thống tính giá thành hiện tại ở Công ty Hòa Phát, xác
định các vấn đề và nguyên nhân của chúng, từ đó đề ra các giải pháp tổng thể giải
quyết các vấn đề.
Trên cơ sở của việc phân tích chi tiết, thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống
mới và tích hợp vào cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán hiện tại.
Thiết kế các xử lý, các giao diện và lập trình.
2.Tính cấp thiết của đề tài
Công ty TNHH ồng thép Hòa Phát là một doanh nghiệp sản xuất điển hình
với nhiều công đoạn sản xuất, việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm có ý nghĩa rất quan trọng bởi vì nó cung cấp những thông tin phản ánh hiệu
quả của công tác quản lý và chất lợng của quá trình sản xuất kinh doanh, tạo cơ sở
cho việc lập kế hoạch sản xuất và kinh doanh, hoạch định các chiến lợc dài hạn.
Thực tế cho thấy, hạch toán giá thành là khâu phức tạp nhất trong toàn bộ công tác
kế toán ở doanh nghiệp. Hạch toán giá thành liên quan đến hầu hết các yếu tố đầu
vào và đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh. Đảm bảo việc hạch toán giá
thành chính xác, kịp thời, phù hợp với đặc điểm hình thành và phát sinh chi phí ở
doanh nghiệp là yêu cầu có tính xuyên suốt trong quá trình hạch toán ở doanh
nghiệp.
Trang - 6 -
Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Hiện nay, phòng kế toán của Công ty đã đợc trang bị phần mềm kế toán tuy
nhiên phần mềm này cha có chức năng tính giá thành. Do đó, ngời chịu trách
nhiệm phần kế toán sản xuất vẫn phải tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
sản phẩm theo phơng pháp thủ công. Quy trình sản xuất gồm nhiều công đoạn, đối
tợng tính giá thành nhiều và khá phức tạp , số lợng chứng từ lớn là những nguyên
nhân khiến cho việc hạch toán giá thành theo phơng pháp thủ công kém hiệu quả,
thờng chậm và thiếu chính xác, cha đáp ứng đợc yêu cầu Chính vì thế, tin học hóa
công tác hạch toán giá thành đang là yêu cầu cấp thiết thiết hiện nay tại Công ty.
Chơng II
Trang - 7 -
Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Cơ sở lý luận của việc nghiên cứu đề tài
i.Hệ thống thông tin quản lý
1.Hệ thống thông tin quản lý
Thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới về đối tợng
đợc phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh. Có thể mô tả thông tin
theo hình dới đây:
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc
có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý
Trang - 8 -
Chủ thểĐối tượng
Phản ánh
Tri thức hóa
Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng,
phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, l u trữ, xử lý và phân phối
thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trờng. Dới đây là mô hình hệ
thống thông tin:
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động
quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều
khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc.
Cùng một hệ thống thông tin có thể mô tả theo các mức khác nhau: mô hình
logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mỗi mô hình là kết quả của
một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình
vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là kết quả của
góc nhìn kĩ thuật. Ba mô hình này có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn
định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất.
Trang - 9 -
Xử lý và lưu giữ
Nguồn Đích
Thu thập Phân phát
Kho dữ liệu
Mô hình logic
(Góc nhìn quản lý)
Mô hình vật lý ngoài
(Góc nhìn sử dụng)
Mô hình vật lý trong
(Góc nhìn kĩ thuật)
Mô hình ổn
định nhất
Mô hình
hay đổi nhất
Cái gì ? Để làm gì ?
Cái gì ?
ở
đâu ? Khi nào ?
Như thế nào ?
Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó
phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và
những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi Cái gì ? và
Để làm gì ?. Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm và
thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý.
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ
thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu
vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận,
con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh yếu
tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng.
Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời
điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi Cái gi ?
Ai ? ở đâu ? và Khi nào ?
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy
nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật. Chẳng
hạn, đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực hiện
hệ thống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ
liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện. Nó trả lời
câu hỏi Nh thế nào ?
Hình vẽ dới đây minh họa một hệ thống thông tin theo ba mô hình trên:
2.Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý
Trang - 10 -
Logic
Vật lý ngoài
Vật lý trong
Logic
Vật lý ngoài
Vật lý trong
Logic
Vật lý ngoài
Vật lý trong
Logic
Vật lý ngoài
Vật lý trong
Đích tinNguồn tin
Thông tin vào Thông tin ra
Lưu trữ dữ liệu
Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Việc đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin thực chất là việc
nghiên cứu xác định lợi ích bằng tiền mà nó mang lại cho tổ chức bởi vì phần chi
phí bằng tiền cho nó đợc xác định xác định dễ dàng.
Lợi ích của hệ thống thông tin
Giá trị của một thông tin bằng lợi ích thu đợc của việc thay đổi phơng án
quyết định do thông tin đó tạo ra. Giá trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện
bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh đợc và những thuận lợi mà tổ chức
có đợc nhờ hệ thống thông tin.
Lợi ích tránh rủi ro là: PR = (A
i
.
P
i
.
R
i
)
Với A
i
: thiệt hại do rủi ro thứ i gây ra
P
i
: xác suất xảy ra các rủi ro thứ i
R
i
: tỷ lệ giảm bớt rủi ro thứ i nhờ có hệ thống thông tin
Lợi ích tận dụng cơ hội: CR = (C
i
.
P
i
.
R
i
)
Với C
i
: Lợi ích khi tận dụng cơ hội thứ i
P
i
: Xác suất xảy ra cơ hội thứ i
R
i
: tỷ lệ tận dụng cơ hội của hệ thống
Lợi ích hàng năm của hệ thống thông tin: PR + CR
Chi phí cho hệ thống thông tin
Chi phí cố định cho hệ thống thông tin bao gồm các khoản sau:
1) Chi phí phân tích và thiết kế Cpttk
2) Chi phí xây dựng (thực hiện) Cxd
3) Chi phí máy móc tin học Cmm
4) Chi phí cài đặt Ccđ
5) Chi trang bị phục vụ Ctbpv
6) Chi cố định khác Ccđk
Chi phí cố định CPCĐ = Cpttk + Cxd + Cmm + Ccđ + Ctbpv + Ccđk
Chi phí biến động là những khoản chi phí để khai thác hệ thống, bao gồm
những khoản chi thờng xuyên và đột xuất trong thời kì khai thác. Đây là chi phí
theo thời gian nên sẽ đợc tính theo các kì, chủ yếu là năm. Đó là các khoản:
1) Chi phí thù lao nhân lực Ctl
2) Chi phí thông tin đầu vào, văn phòng phẩmCđv
3) Chi phí tiền điện, truyền thông Cđtt
Trang - 11 -
Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
4) Chi phí bảo trì, sửa chữa Cbtsc
5) Chi phí biến động khác Cbđk
Chi phí biến động của năm thứ i sẽ là:
CPBĐ(i) = Ctl(i) + Cđv(i) + Cđtt(i) + Cbtsc(i) + Cbđk(i)
Đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin
Hiệu quả tuyệt đối và hiệu quả tơng đối của hệ thống thông tin đợc tính
giống nh các loại đầu t khác. Gọi n là số năm sử dụng hệ thống thông tin và
chuyển hết giá trị tiền tệ theo thời gian về tơng lai thì tổng chi phí sẽ là:
TCP = CPCĐ. (1 + lãi suất)
n
+ CPBĐ(i).(1 + lãi suất)
(n-i)
Và tổng thu nhập sẽ là:
TTN = TN(i).(1 + lãi suất)
(n-i)
Cần phải xây dựng hệ thống thông tin sao cho TTN > TCP
Phơng pháp phân tích điểm cân bằng chi phí
Phơng pháp này so sánh chi phí của việc dùng hệ thống cũ với việc dùng hệ
thống mới. Điểm cân bằng là điểm mà tại đó chi phí cho hệ thống mới bằng hệ
thống cũ.
Phơng pháp phân tích tiền d
Phơng pháp này xem xét mối liên hệ giữa chi phí tích luỹ và lợi ích tích luỹ.
Hiệu của chúng gọi là tiền d trong kì.
Tiền d = (Thu Chi). (Hệ số)
Nếu tổng tiền d ớc lợng đợc là dơng thì việc đầu t là thoả đáng. Phơng pháp
này còn cho phép lựa chọn phơng án tối u trong các phơng án đề xuất
Phơng pháp kinh nghiệm
Phơng pháp này dựa vào ý kiến của các chuyên gia hoặc những ngời có khả
năng
Phơng pháp so sánh
Phơng pháp này đem so sánh hệ thống thông tin cần phải xem xét với một
hệ thống thông tin tơng tự hoặc một hệ thống trừu tợng đợc chọn làm mẫu.
3.Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin quản lý
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển một hệ thống thông tin là
cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển
Trang - 12 -
Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một
hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ
việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chẩn đoán về tình hình thực
tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải
thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic, mô hình vật lý ngoài của
hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật
lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt
một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiên đặt ra của
việc phát triển một hệ thống thông tin mới là Cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến
hành phát triển hệ thống thông tin ?
Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Những vấn đề về quản lý
Những yêu cầu mới của nhà quản lý
Sự thay đổi của công nghệ
Sự thay đổi sách lợc chính trị
Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin quản lý
Phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ cho
phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn. D-
ới đây là ba nguyên tắc chung của nhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát
triển một hệ thống thông tin:
Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình.
Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích
và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
Các công đoạn của phát triển hệ thống
Có thể chia quá trình phát triển một hệ thống thông tin quản lý thành 7 giai
đoạn, cuối mỗi giai đoạn luôn phải ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự
phát triển hệ thống. Quyết định này đợc trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà
phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng. Phát triển
hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi
khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trớc để tìm cách khắc phục những sai sót.
Một số nhiệm vụ đợc thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch cho
giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá hệ thống và lập
Trang - 13 -
Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
tài liệu về hệ thống. Dới đây là mô tả sơ lợc 7 giai đoạn của việc phát triển một hệ
thống thông tin.
Giai đoạn 1. Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo của tổ chức hoặc hội
đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và
hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối
nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau:
1.Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
2.Làm rõ yêu cầu
3.Đánh giá khả năng thực thi
4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2. Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.
Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống
đang nghiên cứu, xác định nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định
những đòi hỏi và những ràng buộc áp dụng đối với hệ thống và xác định mục tiêu
mà hệ thống thông tin mới phải đạt đợc. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi
tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm
những việc đó, giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây.
1.Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
2.Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại
3.Nghiên cứu hệ thống thực tại
4.Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
5.Đánh giá lại tính khả thi.
6.Thay đổi đề xuất của dự án
7.Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Giai đoạn 3. Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống
thông tin cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những
mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao
hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh, nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp,
các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ
Trang - 14 -
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét