Ứng dụng tin học trong công tác quản lý Lao động tiền lương tại Công ty xây dựng số 2 - Vinaconex

khả thi . Thực hiện hồ sơ đấu thầu cơng trình , qua thực tế đấu thầu thắng thầu
lập ra hệ thống giá xây dựng để sử dụng cho cơng tác đấu thầu và quản lý dự án
. Tổ chức thanh tốn cơng trình . Lập và chỉ đạo các biện pháp cơng đặc biệt .
Phối hợp các phòng ban chức năng khác của cơng ty lập kế hoạch , thanh tra kỹ
thuật an tồn lao động.

1.2.4. Phòng tổ chức lao động tiền lương .
Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức lao động tiền lương là lập phương
án tổ chức sản xuất , lập tờ trình để báo cáo giám đốc cơng ty quyết định việc
thành lập , sát nhập , giải thể bổ xung sửa đổi cơ cấu tổ chức của cơng ty theo
phân cấp được tổng cơng ty duyệt . Thực hiện quản lý tốt đội ngũ cán bộ về số
lượng và chất lượng theo phân cấp quản lý giữa tổng cơng ty – cơng ty và các
đơn vị trực thuộc . Hướng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nước
về cơng tác lao động tiền lương , xây dựng quỹ tiền lương và báo cáo thực hiện
kế hoạch quỹ tiền lương theo u cầu của cơng ty . Giải quyết thanh tra việc
thực hiện chế độ chính sách , giải quyết các thủ tục về cơng tác hợp tác lao động
nước ngồi …

1.2.5. Phòng kế tốn tài chính .
Nhiệm vụ cơ bản của phòng là thực hiện nghiêm túc chế độ quản lý kinh
tế , kế tốn ghi chép ban đầu và đảm chính sác của số liệu, tổ chức cơng tác
hạch tốn kế tốn theo điều lệ tổ chức kế tốn nhà nước . Quản lý tập trung
nguồn vốn và phân giao cho các đơn vị trực thuộc theo nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh . Quan hệ với các cơ quan tín dụng ngân hàng để vay , trả nợ theo nhiệm
vụ thi cơng được ký kết hợp đồng kinh tế . Hướng dẫn kiểm tra đơn đốc tồn bộ
hoạt động tài chính của các xí nghiệp , tổ chức kiểm tra xét duyệt các báo cáo
kế tốn thống kê , quyết tốn của các đơn vị trực thuộc …
Q trình tin học hố tại Cơng ty vào trong q trình quản lý đã đạt được
những bước tiến nhất định góp phần khơng nhỏ vào sự phát triển của cơng ty ,
tuy nhiên q trình tin học hố mới diễn ra nhằm đáp ứng u cầu khách quan
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

của từng phòng ban trong cơng ty , chưa mang tính đồng bộ và mang tính hệ
thống giữa cơng ty và tổng cơng ty , giữa lãnh đạo và các phòng ban , giữa các
phòng ban với nhau . Q trình tin học hố tại cơng ty đang còn là một tiềm
năng lớn nhằm phục vụ cho q trình quản lý , q trình lao động sản xuất và tất
vả các vấn đề cần xúc tiến khác .

2. TỔNG QUAN CHUNG VỀ CƠNG TÁC LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG
2.1. Tổng quan chung về phòng tổ chức lao động tiền lương
Phòng tổ chức lao động tiền lương là phòng chun giúp việc cho giám
đốc cơng ty
Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức lao động tiền lương là
+ Lập phương án tổ chức sản xuất , lập tờ trình để báo cáo giám đốc
cơng ty quyết định việc thành lập , giải thể , bổ sung , sửa đổi cơ cấu tổ chức của
cơng ty theo phân cấp được tổng cơng ty duyệt . Tổ chức triển khai thực hiện
các quyết định của tổng cơng ty và giám đốc cơng ty . Chủ trì phối hợp với các
đơn vị chức năng và các đơn vị trực thuộc xây dựng chức năng nhiệm vụ chế độ
trách nhiệm , mối quan hệ cơng tác theo hoạt động của tổ chức Cơng ty . Quản
lý biên chế cán bộ gián tiếp bộ máy hoạt động của cơng ty trên ngun tắc gọn
nhẹ phát huy hiệu quả quản lý .
+ Thực hiện quản lý thống nhất đội ngũ cán bộ về số lượng , chất lượng
theo phân cấp giữa Tổng cơng ty- Cơng ty và các đơn vị trực thuộc. Giải quyết
các nghiệp vụ về quản lý bao gồm : bồi dưỡng , đề bạt , phân cơng cơng tác ,
xếp lương , nâng lương , khen thưởng , kỷ luật .v.v.v. Chủ trì phối hợp các bộ
phận có liên quan lập quy hoạch và kế hoạch cán bộ . Nghiên cứu thực hiện và
hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn chính sách cán bộ , bố trí và sử dụng cán bộ .
Thực hiện việc thống kê nhân sự , báo cáo định kỳ , đột xuất với Tổng cơng ty-
cơng ty với cơ quan đảng nhà nước có liên quan . Tham gia với các phòng , đơn
vị trong cơng tác giải quyết khen thưởng , thi đua đơn vị tập thể , cá nhân có
thành tích trong sản xuất kinh doanh . Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ cơng nhân
viên chức trong cơng ty .
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

+ Hướng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nước về cơng
tác lao đơng tiền lương . Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lương và báo cáo kế hoạch
quỹ tiền lương theo từng u cầu của cơng ty . Tổ chức đào tạo đội ngũ cơng
nhân hợp đồng ngắn hạn , dài hạn , thời vụ hoặc theo cơng việc . Tổ chức sát
hạch thi tay nghề nâng bậc lương theo cấp bậc do giám đốc cơng ty duyệt . Giải
quyết thực hiện các chính sách đối với cơng nhân như : khen thưởng , kỷ luật ,
hưu trí , mất sức,thơi việc , thun chuyển , tiếp nhận , điều động .v.v. Giúp
giám đốc thực hiện áp dụng hình thức tổ chức lao động thích hợp theo cơ chế
sản xuất để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
+ Giải quyết thanh tra việc thực hiện các khâu trong chế độ chính sách
, tổ chức quản lý nội dung quy định của pháp lệnh thanh tra . Thanh tra
và giải quyết đơn thư khiếu tố theo pháp lệnh thuộc thẩm quyền và phạm vi
cơng ty giải quyết . Tổ chức thanh tra việc chấp hành bộ luật lao động , chế độ
chính sách đối với người lao động ở các đơn vị và đội xây dựng trực thuộc .
Thực hiện báo cáo thanh tra theo quy định của Tổng cơng ty và Bộ xây dựng
+ Giải quyết thủ tục về cơng tác hợp tác lao động nước ngồi.

2.2. Tổng quan chung về cơng tác lao động tiền lương
2.2.1. Khái niệm :
Cơng tác lao động tiền lương là một phần trong cơng tác tổ chức lao
động tiền lương do phòng tổ chức đảm nhận nhằm quản lý hệ thống lương và cơ
cấu lao động của đơn vị cho phù hợp với thực tiễn khách quan, với tình hình
thực tế của tổ chức và với quy định của hiến pháp và pháp luật của nhà nước
2.2.2. Chức năng :
Cơng tác lao động tiền lương có chức năng giải quyết hợp lý về tiền lương
và lao động trong tổ chức đơn vị .
2.2.3. Nhiệm vụ :
- Hướng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nước về cơng tác lao
đơng tiền lương .
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

- Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lương và báo cáo kế hoạch quỹ tiền lương theo
từng u cầu của cơng ty .
- Tổ chức đào tạo đội ngũ cơng nhân hợp đồng ngắn hạn , dài hạn , thời vụ
hoặc theo cơng việc .
- Tổ chức sát hạch thi tay nghề nâng bậc lương theo cấp bậc do giám đốc cơng
ty duyệt .
- Giải quyết thực hiện các chính sách đối với cơng nhân như : khen thưởng ,
kỷ luật , hưu trí , mất sức,thơi việc , thun chuyển , tiếp nhận , điều động
.v.v.
- Giúp giám đốc thực hiện áp dụng hình thức tổ chức lao động thích hợp theo
cơ chế sản xuất để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.

3. HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG :
3.1. Áp dụng hệ thống thơng tin quản lý nói chung tại Cơng ty xây dựng số
2
Cơng nghệ thơng tin với sự phát triển mạnh mẽ đã thực sự tác động
đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội . Đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh tế
, cơng nghệ thơng tin đã trở thành mục tiêu then chốt , là phương tiện để tất cả
các nghành các lĩnh vực tạo được sự ổn định và tạo bước nhảy vọt . Cơng
ty xây dựng số 2-Tổng cơng ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam (
Vinaconex ) sớm ứng dụng tin học vào q trình sản xuất kinh doanh của mình
đặc biệt là trong q trình quản lý kinh tế . Việc ứng dụng hệ thống tin học vào
q trình thu thập , lưu trữ , xử lý và phân phối thơng tin nhằm phục vụ cho mục
tiêu quản lý đã đóng góp một vai trò khơng nhỏ trong q trình phát triển của
cơng ty .

3.2. Hệ thống thơng tin quản lý lao động tiền lương :
Cũng như các bộ phận phòng ban khác trong Cơng ty , việc đưa tin học
trực tiếp vào q trình thu thập , lưu trữ , xử lý và phân phối dữ liệu vào trong
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

q trình xử lý nghiệp vụ của phòng tổ chức lao động tiền lương đã được triển
khai từ rất sớm trong đó có hệ thống thơng tin quản lý lao động tiền lương .
3.2.1. Tính tất yếu của hệ thống thơng tin quản lý lao động tiền lương đối với
Cơng ty xây dựng số 2 :
Nền kinh tế đất nước đang bước vào một thời kỳ mới , thời kỳ cơng nghệ
thơng tin đóng vai trò chủ đạo trong nền kinh tế , nó trở thành phương tiện để ta
có thể “ chạy tắt , đón đầu “ hồ mình cùng với nhịp thở kinh tế của tồn nhân
loại . Đồng thời với nó là sự phát triển lớn mạnh của Cơng ty xây dựng số 2 đòi
hỏi cần xây dựng hệ thống thu thập , lưu trữ , xử lý và phân phối dữ liệu đủ sức
đáp ứng u cầu phát triển của doanh nghiệp . Bởi vậy , việc áp dụng hệ thống
thơng tin quản lý vào trong q trình quản lý doanh nghiệp là một u cầu mang
tính khách quan từ thực tiễn và từ nội tại hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp .
Quản lý một cách có hiệu quả và khoa học vấn đề lao động tiền lương có
tầm quan trong khơng chỉ với hoạt động lao động tiền lương mà nó còn liên
quan trực tiếp đến các hoạt động khác trong doanh nghiệp . Có hệ thống thơng
tin quản lý lao động tiền lương ngày càng tốt hơn : tin cậy , đầy đủ , thích hợp ,
dễ hiểu , được bảo vệ và đúng thời điểm nhằm góp phần điều hành hoạt động
sản xuất kinh doanh hiệu quả nhất .

3.2.2. Lựa chọn các phương án tối ưu .
Trước tầm quan trọng của hệ thống thơng tin quản lý lao động tiền lương
các phương án đặt ra nhằm giải quyết những tồn tại trong hiện tại là :
a. Xử lý thủ cơng
Phương án này dựa trên nguồn nhân lực hiện có , thiết bị hiện có về cơ
bản duy trì cơng tác theo dõi , quản lý như hiện tại nhưng nâng cao năng xuất
lao động của bộ phận tổ chức lao động tiền lương . Phương án này chỉ có thể
giải quyết vấn đề trong một thời gian ngắn hạn và chắc chắn sẽ gặp nhiều khó
khăn trong theo dõi và quản lý cơng tác lao động tiền lương trong dài hạn , đặc
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

biệt là khi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị ngày càng có xu hướng mở
rộng . Như vậy phương án này chi phí thấp nhưng có rất nhiều hạn chế .

b. Bố trí bộ phận chun trách
Vẫn dựa trên ngun tắc theo dõi và quản lý thủ cơng như hiện tại ,
nhưng sẽ bố trí một nhân lực chun biệt cho cơng tác này . Điều đó sẽ tạo một
cơ cấu cồng kềnh cho bộ phận tổ chức lao động tiền lương . Bên cạnh đó khối
lượng thơng tin lao động tiền lương phát sinh ngày càng tăng thì khó có thể giaỉ
quyết được vấn đề . Phương án này khó có khả năng thực hiện được do lãnh đạo
đơn vị khó chấp nhận thêm lao động cho phòng tổ chức

c. Chuyển xử lý tồn bộ trên máy
Đây là phương án mà doanh nghiệp đang bước đầu áp dụng , nó đòi
hỏi một khoản đầu tư cao , xét về mặt tổng qt là đem lại hiệu quả lớn nhất cho
dài hạn . Tuy nhiên , vốn lớn , u cầu đào tạo lại tồn bộ đội ngũ cán bộ trong
bộ phận tổ chức lao động tiền lương khi đội ngũ cán bộ hầu hết là những người
có tuổi là hết sức khó khăn đối với cơng ty . Bên cạnh đó vốn lớn và nếu áp
dụng sẽ dơi ra nhiều lao động cần giải quyết cơng ăn việc làm nên phương án
này rất khó cho q trình thực thi .

d. Tự viết và thực hiện chương trình
Tự viết và thực hiện chương trình cho riêng cơng tác quản lý lao động
tiền lương tại doanh nghiệp là phương án có tính phù hợp cao nhất xét trong
điều kiện hiện tại cuả doanh nghiệp :
- Quy mơ đầu tư là thích hợp chỉ chi bồi dưỡng cho cán bộ lập chương trình ,
khơng cần đầu tư chi phí cho phần cứng và phần mềm
- Nhân lực khơng tăng phù hợp với khả năng hiện có của lao động , nhất là tận
dụng được khả năng lập trình và hiểu biết về tin học của đội ngũ cán bộ cơng
nhân viên .
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

- Khả năng ứng dụng cao ; chương trình viết ra phù hợp với điều kiện thực tế
của đơn vị , giải quyết được khó khăn đặt ra với quản lý lao động tiền lương
- Nâng cao từng bước trình độ lao động , là bước đệm khi có điều kiện để
chuyển đổi sang xử lý tồn bộ trên máy .
Vậy , từ các phân tích nhận thấy đây là phương án tối ưu nhất đối với điều
hiện tại của doanh nghiệp

3.3. Lên kế hoạch phát triển hệ thống
Một nhân viên của phòng tổ chức tự tìm hiểu thực tế và hồn thiện
chương trình trong khoảng thời gian 3- 5 tháng
Tháng 1: Tìm hiểu hiện trạng , hệ thống hố các u cầu của cơng việc
Tháng 2 : Phân tích , thiết kế hệ thống
Tháng 3: Chuyển đổi và tạo dựng cơ sở dữ liệu ban đầu
Tháng 4: Viết chương trình , chạy thử , sửa lỗi
Tháng 5 : Đưa vào ứng dụng , hướng dẫn các cán bộ trong phòng tổ chức , bảo
trì và nâng cấp













CHƯƠNG II
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN


CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN
CƠ BẢN CHO Q TRÌNH PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

1 . XUẤT PHÁT TỪ THỰC TIỄN KHÁCH QUAN TỪ HỆ THỐNG THƠNG TIN
PHỤC VỤ QUẢN LÝ .
1. Khái niệm hệ thống thơng tin .
1.1. Khai niệm
Hệ thống thơng tin là tập hợp những con người , các thiết bị phần cứng ,
phần mềm , dữ liệu có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập xử lý ,
lưu trữ và phân phát thơng tin để hổ trợ cho việc ra quyết định , phân tích tình
hình, lập kế hoạch , điều phối và kiểm sốt các hoạt động trong một tổ chức .
Đầu vào của hệ thống thơng tin ( Inputs ) được lấy từ các nguồn (
Sources ) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó có cùng với các dữ liệu đã
được lưu trữ từ trước . Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (
Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ (Storage) .Ta có thể mơ tả các yếu tố
cấu thành hệ thống thơng tin như hình vẽ sau:












Nguồn thơng
tin
Thu thập
thơng tin
Xử lý - lưu
trữ thơng tin
Phân phát
thơng tin
Nơi nhận
thơng tin
Kho dữ liệu
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Hình 2 : Mơ hình hệ thống thơng tin

1.2. Phân loại một hệ thống thơng tin trong một tổ chức .
Có hai cách phân loại hệ thống thơng tin trong các tổ chức . Một cách lấy
mục đích phục vụ của thơng tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ
mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại .
1.2.1. Theo tính chất phục vụ của thơng tin đầu ra.
Thì hệ thống thơng tin được chia làm năm loại.
- Hệ thống thơng tin xử lý giao dịch ( Transactional Information System ) :
Đây là hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động sản xuất phù hợp
với đầu ra của doanh nghiệp . Vì thế hệ thống còn có tên gọi là hệ thống tác
nghiệp.
- Hệ thống thơng tin quản lý ( Management Information System ) : Là hệ
thống thơng tin phục vụ cho cơng tác quản lý .
- Hệ thống thơng tin trợ giúp ra quyết định quản lý ( Managerial Decision
Support System ) : Hệ thống này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu thơng tin
của các giám đốc. Một hệ thống trợ giúp ra quyết định sẽ phải trợ giúp cho
mọi giai đoạn của q trình ra quyết định bao gồm các thiết bị trợ giúp hiệu
quả và giúp cho việc truy nhập dữ liệu đồng thời làm mới chúng cũng như trợ
giúp mối liên hệ giữa những người ra quyết định .
- Hệ thống chun gia ( Expert System ): hay còn gọi là hệ thống cơ sở trí tuệ
có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo .
- Hệ thống thơng tin tạo lập cạnh tranh ISCA : Ngồi việc trợ giúp các hoạt
động quản lý bên trong các tổ chức hệ thống này còn có thể được sử dụng
như một trợ giúp chiến lược

1.2.2. Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ .
Gồm có các loại hệ thống sau:
- Hệ thống thơng tin tài chính
- Hệ thống thơng tin Marketing .
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

- Hệ thống thơng tin quản trị nguồn nhân lực
- Hệ thống thơng tin quản lý sản xuất .
- Hệ thống thơng tin văn phòng .

1.3. Các mơ hình biểu diễn hệ thống thơng tin .
Để mơ tả hệ thống thơng tin người ta dùng các mơ hình sau:

1.3.1. Mơ hình logic .
Mơ hình logíc thể hiện hệ thống ở những quan điểm như : Hệ thống làm
gì ? Dữ liệu mà nó thu thập , xử lý cần phải thực hiện ? các kho chứa kết quả
hoặc để lấy ra từ đó các dữ liệu cho các xử lý , thơng tin mà hệ thống sản sinh ra
… Tóm lại mơ hình này khơng quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng
như địa điểm hay thời điểm dữ liệu được xử lý mà những cái cần quan tâm lại
xuất phát từ góc độ quản lý.

1.3.2. Mơ hình vật lý ngồi .
Mơ hình vật lý ngồi chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ
thống như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu
vào và đầu ra , phương tiện để thao tác với hệ thống , phần cứng được sử dụng .

1.3.3. Mơ hình vật lý trong .
Mơ hình vật lý trong liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống song
khác với mơ hình vật lý ngồi là nó khơng phải là cái nhìn mà người sử dụng có
thể nhìn ra được . Cấu trúc chương trình và ngơn ngữ thể hiện đều là những cái
mà người sử dụng khơng có quyền lựa chọn mà kết quả của sự lựa chọn chủ yếu
là từ góc độ kỹ thuật , nghĩa là câu trả lời là từ phía các chun viên kỹ thuật.
Với mơ hình vật lý tồn tại nhiều khả năng có thể của mơ hình vật lý trong. Tuy
nhiên các mơ hình đó khơng tương đương nhau . Một số có chi phí lớn hơn , một
số hoạt động có hiệu quả hơn . Do đó quyết định lựa chọn mơ hình nào là phụ
thuộc vào sự cân nhắc kỹ thuật , chi phí và hiệu quả .
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Xem chi tiết: Ứng dụng tin học trong công tác quản lý Lao động tiền lương tại Công ty xây dựng số 2 - Vinaconex