Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp – Áp dụng vào thực tế.
Để dự báo nhu cầu nhân lực một cách chính xác, bạn cần phải nắm rõ trong
tương lai, doanh nghiệp của bạn: Mong muốn đạt được mục tiêu gì? Cần phải thực
hiện những hoạt động gì? Sản xuất những sản phẩm hoặc dịch vụ nào? Sản xuất ở
qui mô như thế nào? Dựa trên những thông tin này, bạn xác định nhu cầu nhân lực
của doanh nghiệp, bao gồm:
- Số lượng: Bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí công việc?
- Chất lượng: Những phẩm chất và kỹ năng cần thiết là gì?
- Thời gian: Khi nào thì cần?
 Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực :
Bước này nhằm mục đích xác định những ưu và nhược điểm nguồn nhân lực
hiện có tại doanh nghiệp, số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng
lực làm việc thái độ làm việc và các phẩm chất cá nhân. Khi phân tích, bạn cần căn
cứ vào các yếu tố sau:
• Những yếu tố phân tích về mặt hệ thống:
- Cơ cấu tổ chức: loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ
công việc trong cơ cấu.
- Các chính sách quản lý nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng,
kỷ luật…)
• Những yếu tố phân tích về mặt quá trình:
- Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên.
- Sự thỏa mãn của nhân viên đối với công việc.
- Môi trường văn hóa của doanh nghiệp.
- Phong cách quản lý.
- Tính rõ ràng và cụ thể của các mục tiêu mà doanh nghiệp đã vạch ra.
- Những rào cản hoặc các tồn tại của doanh nghiệp.
- Việc cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
 Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực :
5
Nhóm 7 – Lớp Quản trị doanh nghiệp 3.
Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp – Áp dụng vào thực tế.
Trong bước này, bạn so sánh nhu cầu nhân lực với thực trạng nguồn nhân
lực của doanh nghiệp để xác định liệu nhân lực đang dư thừa hay thiếu hụt so với
nhu cầu của doanh nghiệp. Sau đó, bạn cần lựa chọn các giải pháp để khắc phục sự
dư thừa hoặc thiếu hụt nhân lực.
 Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện :
Kế hoạch thực hiện thường bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
- Kế hoạch tuyển dụng nhân viên;
- Kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức;
- Kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên;
- Kế hoạch tinh giảm lao động dôi dư.
 Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch :
Khi đánh giá, bạn cần phải:
- Xác định những sai lệch giữa mục tiêu đã vạch ra với quá trình thực hiện kế
hoạch.
- Phân tích nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó.
- Đề ra các giải pháp điều chỉnh sai lệch và các biện pháp hoàn thiện.
Sau khỉ đã hoạch định nguồn nhân lực cần thiết trong tương lai, doanh nghiệp
cần phải tìm kiếm nguồn nhân lực này để đảm bảo nguồn nhân lực sẵn có khi cần.
1.3. Một số phương pháp xác định cầu nhân sự:
 Phương pháp phân tích.
 Phương pháp xác dịnh dựa vào mối tương quan giữa lao động giữa lao động
cần dùng với một số chỉ tiêu,kỹ thuật khác.
 Dựa vào mục tiêu doanh thu và lao động.
 Phương pháp xác định lao động chính dựa vào sản lượng và định mức thời
gian với lao động chính.
Ví dụ: Hoạch định nhân sự ở Tập đoàn FPT:
6
Nhóm 7 – Lớp Quản trị doanh nghiệp 3.
Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp – Áp dụng vào thực tế.
Đối với FPT công ty luôn chú trọng vào công tác hoạch định vì hoạch định
là vấn đề quan trọng với sự sống còn của công ty.Hoạch định đúng các vị trí
còn thiếu và các vị trị làm tốt và chưa tốt để có những chính sách phù hợp như
tuyển dụng,đề bạt… Thông qua các vị trí mà công ty đang cần tuyển, chúng ta
có thể hiểu phần nào về cách thức hoạch định và mô tả các vị trí công việc của
họ.
Sau đây là một ví dụ minh họa trong việc hoạch định của FPT:
 Account Manager (Mã số FMD-AM0909):
Mô tả công việc:
- Tìm kiếm,phát triển các thông tin quan trọng về thị trường Việt Nam cũng
như quản lý và duy trì hệ thống các khách hàng và các nhà buôn hiện có.
- Tổ chức và đào tạo đội ngũ bán hàng, quản lý và hỗ trợ đội ngũ bán hàng
hoàn thành mục tiêu đề ra.
- Liên kết chặt chẽ với các đại lý quảng cáo để bán các chương trình quảng
cáo trên phương tiện truyền thông.
- Lập kế hoạch bán hàng hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
- Xây dựng và duy trì được hình ảnh tốt đẹp của công ty tới tất cả đối tác kinh
doanh trong và ngoài nước.
- Cung cấp dịch vụ sau bán hàng và thực hiện công việc một cách cẩn thận để
đáp ứng nhu cầu hiện có hoặc sắp có của khách hàng cũng như các khách
hàng tiềm năng, khách hàng sắp tới.
- Giám sát và kiểm tra để đảm bảo khách hàng hài lòng với chất lượng sản
phẩm và việc giao hàng đúng thời gian.
- Cung cấp các thông tin phản hồi và xem xét tất cả những phàn nàn và sự
không hài lòng của các khách hàng.
- Tiếp cận khách hàng tiềm năng và phát triển việc kinh doanh.
- Phát triển ý tưởng và chiến lược cho các phòng: Quan hệ công chúng/ Event
and Marketing / Phòng quảng cáo thật hiệu quả
7
Nhóm 7 – Lớp Quản trị doanh nghiệp 3.
Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp – Áp dụng vào thực tế.
- Thực hiện đề xuất có tính cạnh tranh và trình bày điều đó với khách hàng
thật ấn tượng để đạt được hiệu quả.
- Thực hiện/Phối hợp với đội ngũ tổ chức để chuyển ý tưởng/chiến lược
thành thực tế.
- Giữ liên lạc với khách hàng để báo cáo về các dự án,cơ hội kinh doanh mới.
- Báo cáo với Giám đốc hỗ trợ khách hàng
Yêu cầu:
- Bằng cử nhân, ưu tiên bằng thạc sĩ.
- Có hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực Bán hàng quảng cáo, PR hoặc lĩnh vực liên
quan.
- Có kinh nghiệm về quảng cáo và ưu tiên có kiến thức về marketing.
- Ưa nhìn.
- Có khả năng lãnh đạo, lập kế hoạch, giải quyết vấn đề, quản lý thời gian,
đàm phán, phân tích và quyết định dựa trên kinh nghiệm.
- Có tính độc lập cao, tinh thần làm việc theo nhóm tốt.
- Là người tham vọng, có chiến lược và năng động.
- Kỹ năng giao tiếp và trình bày tốt bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt.
- Sử dụng máy tính thành thạo.
2. Tuyển dụng nhân sự:
2.1.Khái niệm tuyển dụng:
Tuyển dụng là quá trình lựa chọn và chấp nhận số người tự nguyện gia nhập
vào cơ quan, đơn vị sau khi xác nhận người đó có đủ điều kiện và tiêu chuẩn đáp
ứng yêu cầu thực tế của vị trí việc làm cần bổ sung lao động.
2.2.Tầm quan trọng của tuyển dụng:
Tuyển dụng được nhân lực tốt sẽ là điều kiện trung tâm thắng lợi chung của
doanh nghiệp. Tuyển dụng nhân lực tốt sẽ giúp cho tổ chức tránh được những thiệt
8
Nhóm 7 – Lớp Quản trị doanh nghiệp 3.
Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp – Áp dụng vào thực tế.
hại và rủi ro trong quá trình thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của doanh
nghiệp.Tuyển dụng nhân lực tốt cũng là điều kiện thực hiện có hiệu quả các hoạt
động quản lý nhân lực khác.
2.3.Yêu cầu của tuyển dụng:
Công tác tuyển dụng phải gắn với mục tiêu nhiệm vụ của tổ chức, phải xuất
phát từ các kế hoach về lao động. Tuyển dụng những người có trình độ chuyên
môn nghiệp vụ cần thiết phù hợp với yêu cầu công việc.Tuyển dụng những người
có sức khỏe, có kỉ luật, trung thực gắn bó với công việc và doanh nghiệp.
2.4.Nguồn tuyển dụng:
- Nguồn nội bộ:Tuyển trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc cho doanh
nghiệp. Hình thức thu hút: Thông báo tới từng nhân viên về vị trí công việc cần
tuyển,những thông tin về nhiệm vụ công việc và các yêu cầu về trình độ.
Ưu điểm:
 Tiết kiệm chi phí.
 Nhân viên đã được thử thách lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, tinh
thần trách nhiệm.
 Dễ dàng, thuận tiện hơn trong những ngày đầu thực hiện công việc.
 Tạo động lực thi đua rộng rãi giữa các cá nhân, cho họ thấy khả năng
thăng tíến trong công việc, kích thích họ làm việc tích cực, sáng tạo.

Nhược điểm:
 Dễ dẫn đến tình trạng trì trệ, lạc hậu, không cải thiện được chất lượng của
nhân lực.
 Những người ứng cử nhưng không được tuyển chọn sẽ có tâm lý không
phục lãnh đạo, bất hợp tác, chia bè phái, khó làm việc.
- Nguồn từ bên ngoài: Tuyển nhân viên từ các hãng khác nhau hay các ứng cử
viên tự nộp đơn xin việc. Hình thức thu hút: Qua sự giới thiệu của cán bộ
công nhân viên, quảng cáo, qua trung tâm giới thiệu việc làm, tuyển sinh
viên tốt nghiệp từ các trường đại học, các hình thức khác…
Ưu điểm: Tạo điều kiện đổi mới và phát triển đội ngũ nhân lực của doanh
nghiệp.
9
Nhóm 7 – Lớp Quản trị doanh nghiệp 3.
Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp – Áp dụng vào thực tế.
Nhược điểm: Tốn chi phí, tốn công đào tạo, định hướng phát triển.
2.5.Quy trình tuyển dụng:
Quá trình tuyển dụng nhân sự là quá trình đánh giá những người dự tuyển
theo những khía cạnh khác nhau để có thể tìm ra những người phù hợp với công
việc. Có thể kết hợp sử dụng nhiều phương tiện, phương pháp khác nhau để
tuyển dụng nhân lực như: đơn xin việc, trắc nghiệm phỏng vấn…
Nội dung quy trình của tuyển dụng nhân sự thường được tiến hành theo
các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng :
Trong bước này cần phải :
- Thành lập hội đồng tuyển dụng, phân công trách nhiệm.
- Nghiên cứu các văn bản lien quan đến tuyển dụng của nhà nước của doanh
nghiệp.
- Xác định tiêu chuẩn lực chọn.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng:
Có thế áp dụng một hoặc các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây:
 Quảng cáo trên ti vi, báo đài.
 Thôg báo qua các trung tâm, dịch vụ lao động.
 Yết thị trước cổng của doanh nghiệp.
Thông báo ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ cho mọi thông tin cần thiết cho ứng
cử viên: tuổi đời, giới tính trình độ văn hóa, ngoại ngữ, tin học, sức khỏe, lương
Bước 3:Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ:
Nghiên cứu hồ sơ có thể tiếp tục loại bỏ bớt một số ứng cử viên hoàn toàn
không đáp ứng đựợc các tiêu chuẩn công việc, từ đó không phải làm tiếp các thủ
tục khác trong tuyển dụng. Do đó, có thể giảm bớt chi phí tuyển dụng cho doanh
nghiệp.
Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ:
Bước 5: Kiểm tra trắc nghiệm:
10
Nhóm 7 – Lớp Quản trị doanh nghiệp 3.
Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp – Áp dụng vào thực tế.
Các hình thức trắc nghiệm:
• Trắc nghiệm tìm hiểu về tri thức hiểu biết
• Trắc nghiệm tìm hiểu các sự khéo léo và thể lực của ứng cử viên
• Trắc nghiệm về đặc điểm cá nhân và sở thích
• Trắc nghiệm về thành tích
• Trắc nghiệm thực hiện mẫu công việc
Bước 6: Phỏng vấn lần 2:
Phỏng vấn là cuộc đàm thoại tỉ mỉ và chính thức được dùng để tìm hiểu đánh
giá ứng cử viên về nhiều phương diện như: trình độ, các đặc điểm cá nhân như tính
cách, khí chất, khả năng hòa đồng và phẩm chất cá nhân thích hợp cho công việc.
Bước 7: Đánh giá về trình độ và tiểu sử làm việc:
Mục đích của bước này là kiểm tra tính đúng đắn của các thông tin mà các
ứng cử viên đã cung cấp qua hồ sơ xin việc và phỏng vấn. Có thể sử dụng nhiều
cách như: điện thoại, thư thoại liên hệ trực tiếp với cơ sở đào tạo hoặc những nơi
mà người dự tuyển đã làm để thẩm tra.
Bước 8: Đánh giá về y tế và trình độ sức khỏe:
Đảm bảo cho người làm việc mới có sức khỏe đáp ứng được yêu cầu của
công việc và đảm bảo cho doanh nghiệp không phải đối phó với tình hình người
lao động bị mất khả năng làm việc hay bị ốm…
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng :
Ra quyết định tuyển dụng đánh dấu chấm dứt cho quá trình tuyển chọn và sự
chấp nhận công việc của người được tuyển chọn. Quy trình tuyển dụng của doanh
nghiệp là khác nhau căn cứ vào những chỉ tiêu nhất định mà doanh nghiệp đặt ra.
Sau đây là quy trình tuyển dụng của Tập đoàn FPT được đưa ra tham khảo:
Quy trình tuyển dụng của Tập đoàn FPT:
• Lựa chọn hồ sơ:
Vòng lựa chọn hồ sơ nhằm xem xét tính phù hợp của các hồ sơ ứng viên so
với yêu cầu của vị trí cần tuyển dụng. Tất cả các ứng viên có hồ sơ được lựa chọn
sẽ được thông báo lịch thi viết trong vòng 7 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ.
• Thi viết:
11
Nhóm 7 – Lớp Quản trị doanh nghiệp 3.
Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp – Áp dụng vào thực tế.
• Các môn thi chung: áp dụng cho tất cả các vị trí, bao gồm:
o IQ
o GMAT
o Tiếng Anh
• Các môn thi chuyên môn:
o Chuyên môn: tuỳ theo từng vị trí tuyển dụng có các môn chuyên môn
khác nhau. Riêng các vị trí developer sẽ thi một trong các môn sau:
Java, C++, VB, SQL, Network, dotNet, VC++
o Tiếng Nhật (chỉ áp dụng cho các vị trí yêu cầu tiếng Nhật)
• Hình thức thi: thi trắc nghiệm, riêng tiếng Nhật có thêm phần thi dịch
Nhật Việt, Nhật Anh
• Thời gian thi: IQ (20 phút), GMAT (30 phút), tiếng Anh (60 phút), Chuyên
môn (10-45 phút tuỳ từng môn), tiếng Nhật (120 – 150 phút)
• Điểm đạt:
o Tổng (IQ + GMAT) ≥ 20 và không có môn nào dưới 8/20;
o Tiếng Anh:
 Đối với các vị trí Đảm bảo kinh doanh (kế toán, hành chính,
nhân sự, thư ký, kinh doanh…): 23/50, riêng vị trí tiếng Nhật
điểm tiếng Anh chỉ tham khảo.
 Đối với các vị trí Sản xuất (developer, tester…): 18/50
o Tiếng Nhật: 5/10
o Chuyên môn: 4/10
o Chỉ những ứng viên thi đạt mới được hẹn tham gia phỏng vấn, thời
gian nhận thông báo trong vòng 7 ngày kể từ ngày thi.
• Phỏng vấn:
Đây là lần gặp gỡ chính thức đầu tiên giữa ứng viên và Công ty. Thông qua
buổi phỏng vấn này, Công ty có thêm các thông tin để đánh giá xem ứng viên có
thực sự phù hợp với yêu cầu của công việc cần tuyển hay không. Một số vấn đề
chính Công ty thường xem xét đến như: khả năng giao tiếp, khả năng làm việc (độc
lập hay theo nhóm), khả năng tổ chức công việc và lập kế hoạch, khả năng tư duy
và giải quyết vấn đề, kiểm tra lại một số thông tin trong hồ sơ: quá trình học tập,
kinh nghiệm, kỹ năng Trong buổi phỏng vấn này, các ứng viên cũng có thể hỏi
Công ty các vấn đề liên quan. Tuỳ từng ứng viên và vị trí có thể có nhiều hơn một
buổi phỏng vấn. Tất cả các ứng viên tham gia phỏng vấn sẽ được Công ty thông
báo kết quả trong vòng 10 ngày kể từ ngày phỏng vấn.
• Thoả thuận hợp đồng:
Các ứng viên được lựa chọn qua vòng phỏng vấn sẽ được hẹn tiếp một buổi
12
Nhóm 7 – Lớp Quản trị doanh nghiệp 3.
Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp – Áp dụng vào thực tế.
đến thoả thuận về hợp đồng lao động và các vấn đề liên quan, bao gồm: loại hợp
đồng, công việc, mức lương, thời gian làm việc…
Mọi việc tiếp theo được thực hiện theo hợp đồng lao động và hướng dẫn của
cán bộ phụ trách trực tiếp và cán bộ Nhân sự.
3. ĐÀO TẠO:
3.1. Khái niệm:
Đào tạo là một quá trình học tập lý luận và kinh nghiệm để tìm kiếm một sự
biến đổi về chất tương đối lâu dài của một cá nhân, giúp cho cá nhân có thêm năng
lực thực hiện công việc. Nhờ đào tạo mà người lao động tăng thêm hiểu biết, đổi
mới phương pháp, cách thức, kỹ năng, thái độ làm việc, và thái độ đối với công ty.
Trong phát triển nhân sự cũng cần đào tạo, song giữa đào tạo và đào tạo cho
phát triển nhân sự giống nhau ở chỗ: cùng có mục đích nâng cao trình độ lao động
và đều gắn với học tập. Song khác ở chỗ, đào tạo định hướng cho hiện tại, chủ yếu
tập trung vào công việc hiện tại của mỗi cá nhân, tăng cường các kỹ năng và khả
năng đặc biệt để thực hiện công việc; còn đào tạo cho phát triển nhân sự là đào tạo
định hướng cho tương lai, tập trung vào sự phát triển cho cá nhân, nhân viên và
đáp ứng mục tiêu chiến lược con người.
3.2. Vai trò của việc đào tạo:
Nếu sống trong một thế giới lý tưởng, bạn có thể thuê được những nhân viên
có đủ năng lực và kỹ năng để đáp ứng ngay nhu cầu của tổ chức. Nhưng trong thị
trường lao động cạnh tranh ngày nay, nhu cầu có được những nhân viên có đủ kỹ
năng vượt quá khả năng cung cấp. Đó là lúc cần có sự đào tạo. Việc đào tạo không
chỉ trang bị cho nhân viên những kỹ năng nghề nghiệp mà điều này cũng chỉ ra
rằng bạn đang đầu tư vào họ và tạo điều kiện để họ sát cánh với tổ chức. Nhân
viên cũng sẽ cảm thấy được khuyến khích và có động lực hơn.
3.3.Những yếu tố để có một chương trình đào tạo thành công:
Để tổ chức thành công một chương trình đào tạo, lãnh đạo các tổ chức cần
lưu ý những điểm sau:
• Xem đào tạo là sự đầu tư.
• Xác định đúng nhu cầu.
• Xây dựng một văn hóa học tập.
• Tập hợp ý kiến.
• Bắt đầu với một nhóm nhỏ.
13
Nhóm 7 – Lớp Quản trị doanh nghiệp 3.
Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp – Áp dụng vào thực tế.
• Lựa chọn người hướng dẫn và tài liệu.
• Tìm một địa điểm phù hợp.
• Làm rõ các mối liên hệ.
• Không giới hạn việc đào tạo.
• Đánh giá kết quả.
3.4.Các phương pháp đào tạo trên thế giới:
Hiện nay, theo những số liệu tổng hợp, trên thế giới tồn tại 8 phương pháp đào tạo:
• Formal classes: Đào tạo thông qua hình thức trường lớp
• 360o Feedback: Là một chuỗi phản hồi từ người này qua người khác để thu
về kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân mình.
• Mentoring: Đây là quá trình học hỏi lẫn nhau giữa người nhiều kinh nghiệm
và người ít kinh nghiệm hơn trong một tổ chức/ công ty.
• Action Learning / Outdoor challenges: Đào tạo qua những hoạt động ngoại
khóa, qua những trò chơi vận động.
• Job Assignment: Đây là phương pháp đào tạo qua trải nghiệm. Sẽ có những
đầu việc được đưa ra và mỗi người sẽ lựa chọn công việc phù hợp với sở
thích và năng lực của mình và thực hiện những công việc đó. Sẽ có người
hướng dẫn và giám sát.
• Reflection: Những người được đào tạo được coi là những người tập sự và có
người theo dõi. Vai trò của người theo dõi là sẽ ghi lại những công việc và
quá trình thực hiện công việc của người tập sự. Qua những ghi chép này, vào
cuối kỳ tập sự, người tập sự sẽ được xem cuốn băng quay lại chính mình và
phân tích chúng.
• Leadership Culture workshops: Đào tạo qua việc tổ chức các buổi hội thảo
và những người được đào tạo sẽ trở thành người tổ chức, người lãnh đạo.
• Shared resources: Là cách chia sẻ nguồn tài liệu, tri thức. Tất cả sẽ cùng tập
hợp và chia sẻ những tài liệu mà mình có tạo thành một kho kiến thức chung
để cùng đọc và suy ngẫm, thảo luận.
Ở đây, chúng ta sẽ đề cập sâu về phương pháp Mentoring qua mô hình được
áp dụng ở Học viện lãnh đạo – FLI – thuộc Fsoft của tập đoàn FPT.
3.5.Ví dụ về một mô hình đào tạo: Phương pháp Mentoring ở FLI ( Học viện
lãnh đạo) thuộc Fsoft – Tập đoàn FPT:
Các nghiên cứu về quá trình tiếp thu kiến thức ở người lớn cho thấy: chỉ 20 -
30% kiến thức được đào tạo trên lớp học, 70-80% còn lại là học qua trải nghiệm
thực tế. Chính vì thế, việc đào tạo giờ đây không chỉ dừng lại ở phương pháp mở
lớp truyền thống mà tập trung nhiều hơn vào hướng chia sẻ kinh nghiệm, hỗ trợ,
gợi mở cho người học các huớng giải quyết vấn đề. Tại FPT, từ khi Học viện Lãnh
14
Nhóm 7 – Lớp Quản trị doanh nghiệp 3.

Xem chi tiết: Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp